Künstliche Intelligenz findet zunehmend Anwendung in der Verwaltungspraxis – von der Textgenerierung bis zur automatisierten Bearbeitung komplexer Anfragen. Die Hochschulen setzen dabei auf unterschiedliche Lösungen: zentrale Plattformen, lokale Systeme oder kommerzielle Angebote.

Herausforderung: Kompetenter KI-Einsatz in der Hochschulverwaltung

Doch der bloße Zugang zu diesen Technologien reicht nicht aus: Entscheidend ist der verantwortungsvolle und bewusste Umgang damit. Parallel zu den technischen Möglichkeiten entstehen auch rechtliche Verpflichtungen. Der EU AI Act (Artikel 4) fordert seit dem 2. Februar 2025, dass alle KI-Anbieter und -Betreiber – einschließlich der Hochschulen – sicherstellen müssen, dass ihre Mitarbeitenden über ein „ausreichendes Maß an KI-Kompetenz" verfügen. Diese Anforderung macht deutlich: KI-Kompetenz ist keine Kür mehr, sondern Pflicht.

Koordinierte Unterstützung und vielfältige Lösungsansätze

Die Hochschullandschaft zeigt unterschiedliche Herangehensweisen beim Einsatz von KI-Tools. Beispielsweise stellt Nordrhein-Westfalen mit KI:connect.nrw allen öffentlich-rechtlichen Hochschulen sowie den Kunst- und Musikhochschulen einen zentralen, datenschutzkonformen Zugang zu Künstlicher Intelligenz zur Verfügung. Das vom Land geförderte Projekt an der RWTH Aachen übernimmt dabei als Konsortialführung die technische Betreuung.

Parallel dazu entwickeln viele Hochschulen eigene KI-Lösungen oder setzen auf andere kommerzielle Angebote. Diese Diversität spiegelt die unterschiedlichen Bedarfe, Budgets, Digitalisierungsschwerpunkte und strategischen Ausrichtungen der Institutionen wider.

Die Koordinierungsinstanz Digitale Unterstützungsprozesse (KDU.NRW) hat im Jahr 2025 das Thema Künstliche Intelligenz in der Verwaltung aufgegriffen und eine zentrale Koordinationsstelle für KI in der Hochschulverwaltung geschaffen. Diese bündelt bestehende KI-Lösungen, sammelt erprobte Praktiken und fördert deren gemeinsame Umsetzung und den Erfahrungsaustausch. Gefördert wird die KDU.NRW durch die Digitale Hochschule NRW (DH.NRW).

Unterschiedliche Ausgangssituationen: Kleine Hochschulen, große Herausforderungen

Die strukturellen Unterschiede zwischen Hochschulen wirken sich auch auf den Kompetenzaufbau aus. Während große Universitäten eigene Stellen für KI-Themen schaffen und umfassende Digitalstrategien etablieren, fehlt es kleineren Hochschulen häufig an personellen und finanziellen Ressourcen – insbesondere für Schulungsmaßnahmen oder interne Expertisen.

Genau hier zeigt sich die Bedeutung des KI:connect.nrw-Rollouts: Er demokratisiert den Zugang zu KI-Tools und macht sie für alle Hochschulen in NRW verfügbar – unabhängig von ihrer Größe oder ihren Ressourcen. Doch mit dem Zugang entsteht gleichzeitig die Verantwortung, alle Mitarbeitenden zu befähigen, diese Tools kompetent zu nutzen.

Deshalb ist ein systematischer und flächendeckender Kompetenzaufbau notwendig. Alle Mitarbeitenden sollten in der Lage sein, verfügbare Tools sicher und sachgerecht zu nutzen.

Die Realität ist vielschichtig: Viele Verwaltungsmitarbeitende experimentieren bereits mit verschiedenen KI-Plattformen, lernen durch Ausprobieren und entwickeln eigene Arbeitsweisen. Das ist einerseits positiv, birgt aber auch Risiken – insbesondere, wenn Datenschutz, Qualitätssicherung oder ethische Aspekte nicht ausreichend berücksichtigt werden.

Systematische Befähigung für die Verwaltungspraxis durch neuen Online-Kurs

Hier setzt der neue Online-Kurs „KI-Kompetenzen in der Hochschulverwaltung" auf dem KI-Campus an. Er wurde gemeinsam von der KDU.NRW und dem Stifterverband entwickelt und verfolgt das Ziel, Verwaltungsmitarbeitende im verantwortungsvollen und zielgerichteten Einsatz von KI-Tools zu stärken. Der Kurs vermittelt theoretische Grundlagen ebenso wie praktische Anwendungen – mit Fokus auf den Verwaltungsalltag. Er richtet sich an alle Mitarbeitenden im Verwaltungsbereich in allen Hochschultypen und Hierarchieebenen.

Kursübersicht "KI-Kompetenzen in der Hochschulverwaltung"

Der Kurs bietet eine strukturierte Antwort auf die Frage: Wie können wir sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden – unabhängig von ihrer Vorerfahrung oder den Ressourcen ihrer Hochschule – kompetent mit KI arbeiten?

Künstliche Intelligenz kann Arbeitsprozesse in der Verwaltung effizienter, flexibler und serviceorientierter gestalten. Routineaufgaben wie das Bearbeiten von Anträgen oder die Beantwortung häufig gestellter Fragen lassen sich teilweise automatisieren. Dies entlastet die Mitarbeitenden und schafft Freiräume für komplexere, wertschöpfende Aufgaben.

Mitarbeitenden müssen verstehen, wann und wie sie KI-Tools sinnvoll einsetzen, welche Grenzen diese haben und wie sie qualitativ hochwertige Ergebnisse erzielen. Sie benötigen Kompetenzen in der Formulierung präziser Prompts, im kritischen Bewerten von KI-generierten Inhalten und im Umgang mit datenschutzrechtlichen Anforderungen.

Der Kurs vermittelt durch interaktive Lerninhalte, wie KI-Tools Arbeitsprozesse erfolgreich unterstützen können, ohne dabei die kritische Reflexion zu vernachlässigen. Die Teilnehmenden lernen, Chancen und Herausforderungen beim KI-Einsatz einzuschätzen, qualitativ hochwertige Prompts zu formulieren und KI-generierte Ergebnisse kritisch zu bewerten.

Der Kurs orientiert sich an den Zielen und Grundsätzen des AI Acts, insbesondere im Hinblick auf Aufklärung, Transparenz und verantwortungsvollen KI-Einsatz. Damit erhalten die Mitarbeitenden nicht nur fundiertes Wissen, sondern auch ein Zertifikat, das sie gegenüber Vorgesetzten, Datenschutzbeauftragten und Prüfinstanzen als KI-kompetent ausweist – ein wichtiger Nachweis im Kontext der neuen rechtlichen Anforderungen.

Mit dem Kursangebot unterstützen wir Hochschulen darin, die bestehende Lücke zwischen technischer Verfügbarkeit von KI und qualifiziertem Einsatz zu schließen – unabhängig davon, ob bereits eine institutionelle KI-Strategie existiert oder erste Schritte noch bevorstehen. Wir freuen uns, den erforderlichen KI-Kompetenzen in der Hochschulverwaltung zu mehr Aufmerksamkeit zu verhelfen und sind gespannt auf eurer Feedback!